伝言を依頼する場合
名指し人が席をはずしていて、折り返しの電話を依頼したり、伝言を依頼するケースは、良くあるものです。
込み入った話だと、再度電話をかけることになりますが、簡単な用件の場合、電話に出てくれた人に、伝言を頼みましょう。
その際のポイントは、以下の通りです。
■相手が同じ部署の人か、確認します。
■会社の代表電話や、交換の場合は、名指し人と同じ部署の人につないでもらいます。
■相手の都合を聞き、伝言がＯＫかどうかを確認します。
伝言を依頼するときは、一方的で複雑な内容は避け、「電話をかけた目的・理由」と「名指し人に何をしてもらいたいのか」
をしっかりと伝えるようにしましょう。
例えば、
「○○の件でお電話しました。鈴木様にご伝言よろしいでしょうか？」
「先ほど、鈴木様あてにファックスを2枚お送りしてあります。ご確認後、お電話を頂戴できればありがたいので、
その旨をお伝えいただけますでしょうか？」
という風に依頼します。
また、依頼した人の名前を聞くことで、責任感を感じ、確実に伝言を伝えてくれます。
その場合、「お名前をお教えいただけますでしょうか？」と聞くと、なんだか相手を信用していないみたいで、良い印象を与えません。
そんな場合は、電話の最後に確認の意味を込めて、先にこちらから名乗ると、相手の名前を聞き出しやすいものです。
「では、お手数ですがご伝言の件、よろしくお願いいたします。私、○○社の山田と申します」
というと、気の利く相手なら
「私、斉藤と申します。確かに承りましたので、ご安心ください」
などと返事を返してくれるでしょう。
相手に電話をかけてもらう場合
相手から電話をかけてもらう場合の注意点は、確実にこちらの電話番号を伝えることです。
また、どこに電話をしてもらうのかを明確にしてください。オフィスなのか、工場なのか、外出先なので、携帯電話なのか、です。
電話番号を伝える時のポイントは、以下の通りです。
■相手のメモの準備が整っていることを確認する。
■相手がメモをすることを考慮して、ゆっくりと、はっきりと伝える。
■何の用件か、伝える。
例えば、
「鈴木様が帰社されてからで結構ですので、事務所までお電話いただけるようにお願いできますでしょうか？
請求書の件で確認したいことがあると、お伝えください。念のためにお電話番号を申し上げます。・・・・よろしいでしょうか？・・・・では、○○—
○○○○—○○○○です」
という感じです。
お願いをする場合
例えば、納期遅延について承諾のお願いをしたり、相談事を持ちかける場合などは、いつも以上に敬意を持って接することが求められます。
絶対に引き受けて欲しいことでも、こちらはお願いするという立場なので、一歩下がった態度で、お願いしましょう。
下請け先にお願いする場合でも、高圧的な態度は、相手の反感を買い、その後の取引に悪影響を与えてしまいます。
お願いの電話をする時には、まず話の冒頭に、
「本日は、お願いがあってお電話をさせていただきました。お時間はよろしいでしょうか？」
と伝えます。
相手の了解を得てから、「実は・・・」と話始めるのが良いでしょう。
お願いする時には、
「恐れ入りますが、お願いできませんでしょうか？」
「申し訳ございませんが、あと1日お待ちいただけないでしょうか？」
という風な言い方を心がけましょう。