担当の名前を間違われた場合

取次ぎ人の名前を、先方が間違えてしまうケースもよくあります。
そんな時は、「そんな人いません」とつっけんどんにするのではなく、優しく誤りを訂正してあげることが、相手に対する心配りです。

名前を間違っている場合

「西岡さんをお願いします」という電話が入ってきた。
でも、当社には西岡という人間はいない。たぶん、営業部の西山さんのことでは・・・。

こんなケースでは、「申し訳ございません。弊社には西岡というものはおりません。営業部の西山でよろしいでしょうか？」
と穏やかに訂正してあげるのが良いでしょう。

「西岡さんをお願いします」と言われた。でも、社内には西岡が2人いる。
そんな時は、「西岡は弊社に2人いますが、男性の西岡でしょうか？それとも女性の西岡でしょうか？」というふうに、それぞれの特徴を端的に表現してあげると、先方も答えやすいし、間違いもないでしょう。

性別、部署別で聞くのが一般的です。
もし、それでも分からなければ、「どちらの部署の西岡か、お分かりになりますか？」と聞いてあげるのが、スマートな対応です。