新入社員の頃は、電話に出るだけで精一杯。
とても相手に気を使った電話応対は難しいかも知れませんが、ちょっとした一言で、相手に好印象を与える言い回しがありますので、マスターしてください。
印象が良くなる、ちょっとした気遣い
「○○はただいま席を外しております。５分後におかけ直しください」
という言葉は、どうもつっけんどんで無愛想な印象を与えます。
その場合、
「○○はただいま席を外しております。恐れ入りますが、５分後におかけ直しいただけますでしょうか？」
と言ったら、どうでしょうか？
グッと印象が良くなるはずです。
このように、「恐れ入ります」「申し訳ございません」などのような、言葉を添えるだけで、印象が良くなるので、覚えておきましょう。
簡単に使える、気遣いの言葉
●ありがとうございます
●あいにくではございますが
●差し支えなければ
●恐れ入ります
●お手数ですが
●ご存知のこととは思いますが
●ご多忙とは存じますが
●ご面倒ですが
●早速ではございますが
●失礼ですが
●誠に恐縮ですが
●申し訳ございませんが
相手を気持ちよくさせる、あいづちの打ち方
電話では、相手の顔や表情が見えないので、気が緩みがちですが、背筋を伸ばしてしっかりと相手の声を聞くようにしましょう。
その場合、「ちゃんと聞いてますよ」ということを、相手に伝えるために、効果的にあいづちを打つと良いでしょう。
あいづちの種類には、以下のようなものがあります。
１．受付
「はい」「なるほど」「そうですか」など、相手の話を聞いたことを表す。
２．同意
「そうですね」「私もそう思います」など、相手の話に同意するときに使う。
３．驚き
「えっ、そうなんですか」「本当ですか？」「それはすごいですね」など、
相手の話に驚いた時に使う。
４．展開
「それで？」「それからどうなったんですか？」など、
相手との話をさらに展開させる時に使う。
５．確認
「それは○○ということですね」と、相手の話を確認したり、
要約するときに使う。
６．感謝
「ありがとうございました」など、感謝の気持ちを伝える時に使う。
７．切り返し
「と、おっしゃいますと」など、相手の話の背景を探る時に使う。