相手からの電話には、色んなパターンがあります。
いざとなった時に、慌てないように上手な取次ぎ方をマスターしておきましょう。
名指し人が電話に出られない場合
電話に出た時に、常に名指し人が社内にいるとは限りません。
そんな時は、まずは「申し訳ございません」とお詫びして、名指し人が電話に出られない事を伝えます。
その後で、「いかがいたしましょうか？」と先方の希望を聞くのが親切な対応です。
すると、「あとでかけ直します」「お電話をいただきたいのですが」など、先方の都合の良いように判断してくれます。
またさらに一歩踏み込むと、「もしよろしければ、用件をお伺いさせていただきますが」という一言を添えるようにするのも良いでしょう。
そうすることで、親切なイメージを先方に与えることができますし、何より安心してもらうことができるのです。
折り返し電話するように頼まれた場合
先方から折り返し電話をして欲しいと要望をいただいたときに、確認することは、以下の通りです。
■相手の電話番号を聞く
「恐れ入りますが、念のためにお電話番号を教えていただけますでしょうか」
■復唱する
「念のために復唱します。お電話番号は○○○○、□□社の鈴木様ですね」
■相手の都合を聞く
「何時くらいまでなら、お電話をおかけしても大丈夫でしょうか」
■最後に、自分の名前を名乗る
「私、山田と申します。ご用件は確かに承りましたので、どうぞよろしくお願いします」
名指し人が電話中の場合
名指し人が電話中の場合は、
「申し訳ございません。ただいま鈴木は電話中でございます」
とはっきりと伝え、電話がすぐ終わりそうなら
「まもなく終わりますので、少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか」
長引きそうな時には
「終わりましたら、こちらからお電話させていただきましょうか」
と応対すればよいでしょう。
名指し人が外出中の場合
名指し人が外出中の場合は、その旨を正確に伝え、何時ごろに戻ってくるかを伝えるのが礼儀です。
「申し訳ございません。ただいま鈴木は外出しておりまして、5時ごろの帰社予定となっております。いかがいたしましょうか」
と、はっきりと伝えましょう。
よく、帰社時間が分からずに、「何時ごろに戻ってくるか分かりません」
という返事をもらう場合もありますが、著しくその会社のイメージを落とすので、絶対に帰社予定時刻は社内で把握し、はっきりと先方に伝えるようにしてください。
電話を切る時の注意点
ビジネス電話では、電話を切るタイミングは、用件が終わり、相手が切るのを確認してからの方が望ましいです。
たまに、用件が終わるとすぐに「ガチャン」と切る人もいますが、乱暴なイメージがして、嫌なものです。
相手が切るのを確認しなくても、用件が終わると、ゆっくりと、そっそ受話器に置くのが、ビジネス電話のマナーです。