電話をかけて、相手と交渉をしたり、会話をスムーズに運ぶためには、効果的な質問方法をマスターすると、良い結果を得られることができます。
会話の流れをコントロールし、自分のペースで話を進めることも出来ますし、相手の話が分からなかったりした時でも、明確な答えを導き出すことも出来るのです。
効果的な質問方法には、次の５つの種類があります。
１．直接質問
聞きたいことを単刀直入に聞き出す方法です。相手の口から直接答えを導き出すことができます。
例えば、以下のような言い方です。
「お名前をお聞かせ願えますでしょうか」
「何時ごろにお伺いしたらいいいですか」
「昼頃にはいらっしゃいますか」など。
２．予測質問
相手の答えをあらかじめ予測して、答えを用意しておく方法です。質問された方は、１．の直接質問にくらべ、「はい」「いいえ」
で答えられるので、比較的答えやすい質問方法です。
例えば、
「今、会社にいらっしゃいますか」
「4時くらいまでなら、よろしいでしょうか」
「明日は土曜日で、お休みですね」
「こちらには長くお勤めですか」
など。
相手の答えを導きやすいので、初めての相手や、商談の導入にも使える、便利な質問方法です。
３．代弁質問
「○○ですよね？」というふうに、先回りして相手が言う答えを代弁してあげる方法です。相手に「はい」と言わせる質問方法で、相手のことを良く知っているというアピールにもなりますし、会話の流れをコントロールしやすい質問方法です。
例えば、
「あなたがおっしゃりたいことは、○○ですよね？」
「御社のご要望は、○○ということですね？」
「すでにご決定済みのことですよね？」
など。
４．択一質問
相手に選択肢を与え、選んでもらう方法です。相手は、自分で選んだという満足感を与えることにもなりますし、相手に決断を促す場合にも役立ちます。
例えば、
「A案とＢ案、どちらがよろしいですか？」
「もしお決めになるのなら、A案とB案、どちらが良いと思いますか？」
など。
５．自由質問
相手に自由に答えてもらう質問方法です。自由な発言には、その人の考え方や知識、経験などが反映されますので、相手の考えを推し量ったり、会話の次の展開を予測して、会話をコントロールすることも出来ます。
例えば、
「○○について、どうお考えになりますか？」
「○○の製品の、□□の機能について、どう思われますか？」
「昨日起こった事件、どう思いますか？」
など。
上記５つの質問法は、相手や会話の内容、得たい結果を得るときに、使い分けると効果的です。
社内研修などで、この５つの質問法をロールプレイングをして、日頃から訓練をしておきましょう。
